Sử dụng và quản lý e-mail chuyên nghiệp


Bạn có mất nhiều thời gian cho việc kiểm tra, phân loại và trả lời e-mail mỗi ngày? Hãy thay đổi ngay nhé!

 

email_overload

1.Chú ý tiêu đề thư

Nhiều người không ghi tiêu đề thư hoặc dùng lại tiêu đề từ lá thư khác. Điều này có thể khiến người nhận bỏ sót thư của bạn hoặc thư rơi vào mục spam. Tiêu đề thư nên ngắn gọn và đúng trọng tâm.

2.Bắt đầu e-mail bằng một lời chào

Lời chào ở đầu mỗi e-mail là điều bạn đừng bao giờ quên. Hãy bắt đầu bằng: Dear…, Hello… hoặc đơn giản là Chào anh/chị/bạn kèm theo tên người nhận. Điều này thể hiện sự tôn trọng của bạn dành cho người nhận.

3.Tạo chữ kí tự động

Cho dù đó là một e-mail kinh doanh hoặc thư cá nhân, bạn cũng còn có một chữ kí ở bên dưới. Nội dung chữ kí gồm tên đầy đủ, chức danh, đơn vị công tác, địa chỉ, số điện thoại và e-mail. Khi tạo chữ ký tự động, bạn cũng có thể thêm lời chào ngay trên đầu, sau đó là vài dòng trống trước khi bắt đầu chữ ký.

4.Dùng CC hay BCC ?

Bất kỳ dịch vụ e-mail nào cũng có ứng dụng cc (carbon copy) và bcc (blind carbon copy) để gửi e-mail đến cho nhiều người. Bạn hãy tránh dùng cc, vì khi đó, người nhận nào cũng sẽ thấy hàng loạt địa chỉ e-mail của những người còn lại. Hãy dùng bcc để đảm bảo tính riêng tư của mọi người.

Ngoài ra, nếu bạn nhận được e-mail gửi cho nhiều người, hãy chỉ trả lời đúng đối tượng. Đừng trả lời tất cả vì nó có thể làm phiền đến người khác, trừ trường hợp nội dung đó cần sự thảo luận của cả nhóm.

5.Chuyển tiếp

Khi chuyển tiếp một e-mail cho người khác, bạn cần cân nhắc có cần thiết để người nhận thấy hết nội dung, địa chỉ của người gửi trước đó không. Hãy đảm bảo giữ kín thông tin cá nhân của người đã gửi e-mail cho bạn.

6.Luôn kiểm tra e-mail trước khi gửi

Không gì tệ hơn khi nhận một e-mail đầy lỗi chính tả. Người nhận sẽ đánh giá bạn thiếu chuyên nghiệp và không coi trọng bức thư. Bạn cũng nên chú ý font chữ, màu sắc. Hãy chọn font chữ đơn giản, màu sắc không lòe loẹt, tránh dùng biểu tượng ngộ nghĩnh cho e-mail gửi đối tác. Ngôn ngữ e-mail cần lịch sự, không dùng từ viết tắt, từ lóng và biệt ngữ gây hiểu lầm.

Nguồn: báo Tiếp thị & Gia đình

 

Comments

comments

Liên hệ chúng tôi