Kỹ năng giao tiếp hiệu quả qua điện thoại


Đối với một nhân viên chăm sóc khách hàng, giao tiếp qua điện thoại là một trong những kỹ quan trọng nhất vì nó thể hiện hình ảnh và chất lượng phục vụ của một công ty. Pandora xin chia sẽ cho các bạn 5 kỹ năng cần phải có nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng giao tiếp qua điện thoại:

  1. Giọng nói nhiệt tình và chu đáo

customer support team lead by a friendly girl smiling in an office

Giọng nói tự nhiên, nhưng vẫn phải thể hiện sự nhiệt tình và chu đáo sẽ giúp khách hàng cảm thấy thoải mái trong suốt cuộc trò chuyện.

Khi trả lời điện thoại, hãy mỉm cười và vui vẻ chào hỏi người gọi đến. Điều này thực sự rất hữu ích vì nó sẽ giúp bạn tương tác tốt với khách hàng và có một cuộc trao đổi hiệu quả nhất.

  1. Phát âm rõ ràng

Tính hiệu quả của cuộc trò chuyện sẽ tùy thuộc vào việc khách hàng có nắm được toàn bộ thông tin mà bạn muốn đưa ra hay không.

Khi trao đổi với khách hàng qua điện thoại, hãy cố gắng phát âm rõ ràng và sử dụng từ ngữ đơn giản, dễ hiểu, không sử dụng từ ngữ quá phức tạp. Ngoài ra, tránh tránh sử dụng tiếng lóng và lặp lại các từ như “vâng” hoặc “ùm”, vì những từ ngữ này sẽ làm cho cuộc trao đổi của bạn không trôi chảy, mach lạc và thiếu hiệu quả.

  1. Chân thành

phone communicate 3

Để trao đổi qua điện thoại hiệu quả, bạn hãy cố gắng thể hiện sự chân thành trong cuộc trò chuyện. Luôn luôn chào hỏi trước và thể hiện sự tự nhiên. Cố gắng tránh nhưng lời chào hỏi mang tính chất kịch bản và thiếu tự nhiên.

Để thể hiện sự chuyên nghiệp, hãy bắt đầu cuộc trao đổi bằng cách thông tin cho người nghe về tên công ty, tên của bạn, và đặt câu hỏi để tìm hiểu khách hàng cần sự hỗ trợ gì từ bạn ngay sau đó. Nếu bạn nhận được một cuộc gọi vừa được chuyển hướng, hãy nêu rõ tên của bạn và tên của bộ phận mà bạn đang làm việc để cung cấp cho khách hàng những thông tin thích hợp và tiện cho việc trao việc trao đổi thông tin sau đó. Điều này thể hiện sự chân thành của bạn và cho thấy bạn luôn trong tư thế sẵn sàng hỗ trợ người gọi đến.

  1. Cách xưng hô

Ngay sau khi bạn nhận được tên của khách hàng gọi đến, hãy tận dụng vào việc xưng hô với khách hàng ngay sau đó.

Cố gắng sử dụng tên của khách hàng một cách tự nhiên trong suốt cuộc trò chuyện, tránh lạm dụng quá nhiều. Ngoài ra, đừng ngại họi lại khách hàng cách phát âm sao cho đúng tên của họ. Hầu hết khách hàng sẽ đánh giá cao sự quan tâm của bạn.

  1. Làm hài lòng khách hàng

phone communicate

Trước khi kết thúc cuộc trò chuyện, hãy cố gắng tạo ấn tượng tốt và làm hài lòng khách hàng. Để cuộc gọi điện thoại hiệu quả, hãy chắc chắn rằng khách hàng nắm được đầy đủ các thông tin mà bạn muốn đưa ra. Hãy đặt câu hỏi “Không biết anh/chị có cần hỗ trợ thêm thông tin gì không?” và cố gắng trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà khách hàng của bạn đưa ra vào cuối cuộc trò chuyện, đảm bảo họ hiểu và hoàn toàn hài lòng với câu trả lời của bạn. Bạn cũng có thể cung cấp thêm bất kỳ thông tin nào mà khách hàng có thể cần trong tương lai hoặc chia sẽ thêm về khung thời gian mà khách hàng của bạn có thể gọi lại sau đó.

Khi bạn đã hoàn tất chia sẽ tất cả các thông tin cần thiết, trước khi kết thúc cuộc gọi, hãy nói “Chúc anh chị có một một ngày làm việc vui vẻ” hoặc “Rất vui khi được khi được hỗ trợ anh/chị”. Điều này sẽ làm cho khách hàng cảm thấy bạn luôn sẵn sàng hỗ trợ họ bất cứ khi nào họ cần.

(Sưu tầm)

Comments

comments